Privacybeleid Zorg & Cijfers

Bij Zorg & Cijfers vinden wij een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens belangrijk. Als financieel specialist voor zorgondernemers werken wij dagelijks met vertrouwelijke informatie. Denk aan contactgegevens, bedrijfsinformatie en financiële documenten. Daarom verwerken en beveiligen wij persoonsgegevens met aandacht en volgens de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij deze gebruiken en welke rechten je hebt.

1. Wie zijn wij?

Zorg & Cijfers is gespecialiseerd in financiële dienstverlening voor zorgondernemers. Wij ondersteunen onder andere bij administratie, belastingzaken, financiële inzichten, strategisch advies en bedrijfsvoering.

Wanneer je gebruikmaakt van onze website of diensten, verwerken wij mogelijk persoonsgegevens. Voor vragen over dit privacybeleid kun je contact opnemen via de contactgegevens op onze website.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het contact of de dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens zoals:

Contact- en identificatiegegevens
Voor- en achternaam
Bedrijfsnaam
Functie
E-mailadres
Telefoonnummer
Adresgegevens
Factuurgegevens
KvK-nummer
BTW-nummer

Financiële en zakelijke gegevens:

Administratieve documenten
Boekhoudkundige gegevens
Facturen
Bankgegevens
Jaarcijfers
Belastinginformatie
Omzet- en kosteninformatie
Financiële rapportages
Prognoses en bedrijfsinformatie

Website- en gebruiksgegevens

IP-adres
Browsertype
Apparaatgegevens
Bezochte pagina’s
Klikgedrag

Tijdstip en duur van websitebezoek

Communicatiegegevens
E-mails
Contactaanvragen
Offerte-aanvragen
Gegevens uit gesprekken of afspraken

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens om onze dienstverlening goed uit te voeren.

Dit doen wij onder andere voor:

Het beantwoorden van vragen
Het opstellen van offertes
Het uitvoeren van administratieve werkzaamheden
Boekhouding en financiële verwerking
Belastingadvies en fiscale begeleiding
Strategisch financieel advies
Rapportages en managementinformatie
Facturatie en betalingen
Klantbeheer
Wettelijke verplichtingen
Verbetering van onze website en dienstverlening
Verzenden van relevante informatie of updates

4. Op welke grondslag verwerken wij gegevens?

Volgens de AVG verwerken wij persoonsgegevens op basis van één of meer wettelijke grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer wij werkzaamheden uitvoeren voor klanten.

Wettelijke verplichting

Bijvoorbeeld voor fiscale administratie, bewaarplichten of boekhoudkundige verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang

Voor bedrijfsvoering, beveiliging, communicatie en verbetering van onze dienstverlening.

Toestemming

Wanneer je bijvoorbeeld een formulier invult, cookies accepteert of vrijwillig informatie verstrekt.

5. Bijzondere persoonsgegevens

Zorg & Cijfers verwerkt in principe geen medische persoonsgegevens van patiënten. Wij richten ons op financiële dienstverlening voor zorgondernemers. Als in uitzonderlijke situaties vertrouwelijke of gevoelige gegevens worden gedeeld, behandelen wij deze strikt vertrouwelijk en volgens passende beveiligingsmaatregelen.

6. Klantdossiers en vertrouwelijke informatie

Voor onze dienstverlening bouwen wij soms klantdossiers op. Deze kunnen bestaan uit financiële documenten, communicatie, contracten en relevante bedrijfsinformatie. Wij behandelen deze gegevens vertrouwelijk. Alleen medewerkers of betrokken partners die toegang nodig hebben voor uitvoering van werkzaamheden krijgen toegang.

7. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is.

In sommige gevallen gelden wettelijke bewaartermijnen.

Voorbeelden:

Financiële administratie: meestal 7 jaar
Facturen en fiscale documenten: volgens wettelijke bewaarplicht
Contactaanvragen: zolang nodig voor opvolging
Offerte-aanvragen: zolang relevant voor communicatie
Marketinggegevens: totdat bezwaar wordt gemaakt of toestemming wordt ingetrokken

8. Delen wij gegevens met derden?

Soms werken wij samen met externe partijen die ons ondersteunen bij dienstverlening.

Denk aan:

Boekhoudsoftware
CRM-systemen
Hostingpartijen
E-mailproviders
Cloudopslag
IT-beveiliging
Websitebeheer
Betaalproviders
Externe adviseurs of specialisten wanneer dit nodig is

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is, contractueel is vastgelegd of wettelijk verplicht is.

Met verwerkers sluiten wij, waar nodig, verwerkersovereenkomsten.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang.

Denk aan:

Beveiligde systemen
Wachtwoordbeheer
Toegangsbeperking
Versleutelde verbindingen (SSL)
Back-ups
Software-updates
Monitoring en beveiliging van digitale omgevingen

10. Cookies en websitegebruik

Onze website kan cookies gebruiken om de website goed te laten functioneren en om gebruik te analyseren.

Cookies helpen bijvoorbeeld bij:

Basisfunctionaliteiten
Beveiliging
Website-analyse
Verbetering van gebruikerservaring

Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij, waar nodig, toestemming.

Meer informatie vind je in ons cookiebeleid.

11. Nieuwsbrieven en communicatie

Wanneer je contact opneemt, een aanvraag doet of je aanmeldt voor updates, kunnen wij je relevante informatie sturen. Je kunt je op elk moment uitschrijven of bezwaar maken tegen marketingcommunicatie.

12. Internationale doorgifte

In sommige gevallen werken externe softwareleveranciers of systemen buiten Nederland of de Europese Economische Ruimte. Wanneer persoonsgegevens internationaal worden verwerkt, zorgen wij voor passende beveiligingsmaatregelen volgens de AVG.

13. Jouw rechten

Je hebt rechten rondom jouw persoonsgegevens.

Je kunt onder andere vragen om:

Inzage
Correctie
Verwijdering
Beperking van verwerking
Bezwaar tegen verwerking
Gegevensoverdracht
Intrekken van toestemming

Wij beoordelen ieder verzoek zorgvuldig en reageren binnen de wettelijke termijn.

14. Datalekken

Bij een beveiligingsincident of datalek handelen wij volgens de geldende AVG-richtlijnen. Als dit nodig is, melden wij dit bij de relevante toezichthouder en betrokkenen.

15. Minderjarigen

Onze dienstverlening richt zich op ondernemers en zakelijke relaties. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen.

16. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wetgeving, systemen of dienstverlening kunnen veranderen. Daarom kunnen wij dit privacybeleid aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.

17. Klachten of vragen

Heb je vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens op onze website. Ben je niet tevreden over de afhandeling? Dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Bij Zorg & Cijfers gaan we zorgvuldig om met gegevens. Zodat zorgondernemers grip houden op hun administratie, vertrouwen hebben in hun cijfers en met rust kunnen ondernemen.